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※株式会社リクルートホールディングス キーマンズネットに 2014年11月25日に掲載された記事より転載
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掲載日: 2014/11/25

ずっと使い続けるために、おさえておきたい“最新事情”とは?先進的なワークスタイルも実現できる!  Notes運用の勘所
DB乱立、属人化、コスト/負荷削減…Notes/Domino運用の課題解決に有効な手立てとは? 他製品へのマイグレーションを検討する前に“知っておくべき、いくつかの事柄” 目前の課題である“業務のモバイル化”なども、実はNotes/Dominoの活用が早道!
IBM Notes/Domino(旧Lotus Notes/Domino。以下、Notes/Domino)を使い続けている企業は少なくない。それは決してITに対して保守的というわけではなく、やはり、様々な意味で“業務に欠かせない”ものだからだろう。しかし、その一方で、バージョンアップやシステム再構築には消極的で、ともすれば、ただ動くように維持しているだけで、見方によってはほぼ“放置”しているようなものという管理者の方もいるかもしれない。しかし、それではもったいない。運用管理をもっと効率的に行い、更には“先進的なビジネススタイル”にも対応し、今後もずっと業務の最前線で活躍してもらうためにはどうすべきか。今回はNotes/Dominoの“現場”に様々な立場で携わる3人のスペシャリストの方々に、導入企業の現状を語り合っていただいた。



CSIソリューションズ 三ツ木氏:私はお客様企業に常駐してシステムの構築や運用管理などを支援していますが、まずはその5~6年の経験の中で把握してきた現場の課題感などをお話します。Notes/Dominoの最大の特長として、現場で業務に携わる方々が自ら業務アプリケーションを開発しやすい、つまり、いわゆるエンドユーザコンピューティングを実現できるという点が挙げられます。これこそが長年使い続けている企業が多い理由なのですが、その半面、様々な担当者が作成したNotesアプリケーション(Notes DB)が点在し、管理者の方がすべてを把握することが困難になっているというお客様もいらっしゃいます。

日本IBM 松浦氏:メーカーの立場で考えると、Notes/Dominoが多くの企業に受け入れられた理由には、例え同じ業態、同じ業界であったとしてもビジネスプロセスや文化は企業ごとに違い、画一的なシステムでは自社業務に対応し切れないという背景があると思います。ITの専門家でなくても、開発言語を習熟しなくても、業務担当者が自ら容易にアプリケーションを開発できるという点で、大きなインパクトがあったことは確かでしょう。また、もう1つの特長として、業務アプリケーションの構築に必要な「セキュリティの強固さ」を確保していることも挙げられます。ただ、セキュリティが強固な分、もともと開発した方がいなくなったとたん、「誰も触れないデータベース」ができてしまい、使われない資産が増えていくという悩みを持たれている企業もあるかもしれません。

CSIソリューションズ 三ツ木氏:特に古くからNotes/Dominoを業務に活用されている企業では、Notesアプリケーションを作られた担当者の方が別の部署に移動してしまったり、退職されたりというケースも多々あり、誰が作ったのか、どういう仕様なのか分からないものが点在し、いわゆる「属人化」の問題に悩まされているという企業も非常に多いようです。また、Notesアプリケーションの稼働維持を優先せざるをえないため、Notes/Domino自体のバージョンアップに踏み切ることができず、いわば放置状態になっているケースもあります。

CSIソリューションズ 中澤氏:そうした状況に陥らないためには、やはり、しっかりアプリケーション/DBの棚卸しを行い、常に実態をつかんでおく必要があります。しかし、実際には企業のIT管理者の方々は様々な管理業務に追われており、そこまで余力がないというのが実情でしょう。弊社では「Notes/Domino運用・保守サービス」を提供しており、製品お問い合わせ回答、メーカーへの代替問い合わせから、人事異動にともなうユーザ管理、障害時のトラブルシューティング、セキュリティガイドに沿っているかなどのアプリケーションDBの仕様調査・改修作業・改善提案、DBの棚卸し支援、アクセス権のチェックなどの幅広い保守サービスを提供しています。

日本IBM 松浦氏:そうしたサービスを利用して運用負荷の削減を図ることは非常に有用だと思います。その一方で、ユーザの共通の問題には新しいバージョンで対処しているという点も知っておいてほしいですね。アプリケーション管理者の更に上の権限としてフルアドミニストレーターが追加されていたり、ユーザのアクセスが少ない時間帯を効率よく使いアプリケーションの保守管理を支援する機能や企業のグローバル化に合わせたアプリケーションのマルチリンガル化や今風の使いやすいインターフェースに改善する機能などが追加されています。これらの工夫により、先ほどのような誰も触れなく、いつしか忘れられていた資産についても、最新のルック・アンド・フィールを適用した上で、有用なアプリケーションとして業務の現場へと戻すことが可能です。

CSIソリューションズ 中澤氏:確かに、そうですね。弊社では「Notes/Domino運用・保守サービス」の提供によって、IT管理者の方々の手間を減らしたいと考えているわけですが、もちろん、もう1つの手立てとして、最新バージョンの新しい機能でオペレーションを効率化できる部分に関しては、お客様にもお伝えし、積極的に活用してもらうように心がけています。また、外部に運用・保守を委託すると、画一的な内容になってしまうことを懸念される方もいらっしゃるかもしれません。弊社サービスの特長は、予算に合わせて1ヵ月あたりの保守時間をお客様自身で自由に設定できるという点です。全面的に運用管理を肩代わりしてほしいという企業であれば、最長の160時間/月を選んでいただければいいですし、30時間/月でも保守時間を有効活用してバランスよくサービスを利用可能です。また、運用・保守サービスとは別に、既にサポートが切れているバージョンも含めて、現在使用されているNotes/Dominoの最新バージョンへのアップグレードを支援する「Notes/Dominoバージョンアップサービス」も行っています。



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CSIソリューションズ 三ツ木氏:「Notes/Dominoをずっと使い続けているけれど、そろそろ別のシステムに乗り換えたほうがいいのだろうか」という相談を受けることもあります。企業の成長、あるいはグローバル化、ワークスタイル変革などのビジネス環境の大きな変化に対して、バックオフィスとしてのITも「既存のシステムをそのまま使い続けるのは限界ではないか」というわけです。その場合、もちろん、代替になりうる他製品なども含めて紹介させていただくのですが、結局のところ、うまく移行できずにNotes/Dominoへ戻されてしまうというケースは少なくありません。

CSIソリューションズ 中澤氏:使用しているバージョンがサポート切れになってしまう、あるいはDominoサーバーのリプレースが必要になったタイミングで、ほかのシステムへのマイグレーションを検討される企業は多いです。その際にはまず、どのように使われているのかという精査が必要で、例えば、メールしか使われていないようであれば、必ずしもNotes/Dominoにこだわる必要はないかもしれません。しかし、大部分の企業ではNotes/Domino上で何らかの業務アプリケーションを稼働されており、しかも、それによってワークフローを回されていますから、マイグレーションするのであれば、そのワークフローをどう置き換えていくかが大きな問題になります。

CSIソリューションズ 三ツ木氏:先ほどから話題に上っているように、Notes/Dominoではそれぞれの導入企業が自社の業務に合わせて環境を整備されてきたわけですが、それをパッケージ製品などで間に合わせようとすると、似たような機能は実現できたとしても、Notes/Domino上で作り込んできたアプリケーションほどにはしっくりくることはないですからね。どうしても業務のほうをパッケージ製品の機能に合わせなければならない、これまでできていたことができないといった理由で、「Notes/Dominoのままがいい」という結論に至るようです。

日本IBM 松浦氏:Notes/Dominoを採用いただいた非常に多数のお客様が、競合製品のベンダにとっては、非常に魅力的に映るようで、「Notesは古い」「そのうちなくなる」といった間違ったネガティブなイメージを吹き込んでマイグレーションを働きかけるというケースもあるのかもしれません。先ほどのような管理機能の強化、あるいはモバイル対応といった、これまでのバージョンで追加されてきた機能や、今後の製品ロードマップなどをきちんと知っていただいているお客様であれば、冷静に受け止めていただけるようですが…。

CSIソリューションズ 中澤氏:「乗り換えたほうがいいのか」という意識の底には、IT全体が激しく変化していく中で、積極的に手を打たなければという葛藤があるのかもしれませんね。そのため、明らかにNotesをバージョンアップして使い続けたほうがいいお客様の場合でも、それをそのまま伝えるのではなく、「最新バージョンでは新たに機能を拡張して、従来のアプリケーション資産も変革できる」といった話をしたほうが納得していただけるようです。更に、それだけではなく、インフラ構成に関してもそのままではなく、リプレースを機に見直しを提案することも大切だと思っています。例えば、Dominoサーバーをリプレースする場合には、マシンの性能向上を考慮して、複数稼働させていたサーバーを統合すれば、ライセンスの有効活用やコスト削減にもつながりますし、あるいは冗長構成にするのはどうかといったお話もさせていただきます。お客様の既存環境や業務をきちんと把握した上で、ただ単にサーバーだけを変えるのではなく、適切な構成を新たに提案する。そして、リプレースしたら終わりではなく、その上でアプリケーションの更なる改善や最適化も検討するというサイクルでご支援させていただくようにしています。

CSIソリューションズ 三ツ木氏:Notes/Dominoのマイグレーションを行う際、異なる複数のプラットフォームを組み合わせることが多いのですが、メール、アプリケーション、書類データベースなど、サーバーが別々に分かれてしまい、台数が増えていくというデメリットもありますよね。すると、管理者の方からすると、管理対象が増えてしまうかたちになり、内部統制に関しても、困難で時間がかかるようになってしまう。また、そうした複数の業務システム間の連携を図るために、個別開発やツール追加なども必要です。そこで改めて、業務におけるコミュニケーションやコラボレーションに必要な機能が、すべて標準機能として「オールインワン」で提供されているNotes/Dominoのメリットを見直されるという企業も少なくありませんね。



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CSIソリューションズ 三ツ木氏:Notes/Dominoに限らず、業務アプリケーションにおいてはグローバル対応やモバイル対応が目前の課題になっているという企業は増えています。既存のアプリケーションを活かしつつ、グローバル対応、モバイル対応したいというわけです。

CSIソリューションズ 中澤氏:Notes Travelerがリリースされた際には、社内でしか見られなかったメールが外から見られるようになったことで、多くの引き合いがありましたが、やはり、その次はアプリケーションも社外から利用できるようにして、業務の効率化を図るというのは自然な流れでしょうね。しかも、スマートフォンやタブレットの業務利用が広がる中で、最近になって改めて注目を集めているという状況ではないでしょうか。そのあたりもNotes/Dominoでは容易に対応できるわけですから、お客様にも積極的に訴求していきたいと感じています。

日本IBM 松浦氏:Webアプリケーション開発環境「XPages」を活用することで、Notes上で使っている業務アプリケーションをiPhone/iPad、Androidなどのスマートデバイスで持ち出せるようになります。ゼロからモバイル対応アプリケーションを開発するのではなく、既存アプリケーションを有効活用しつつ、コントロールの配置やそのプロパティ設定といった簡単な流れのコーディングレス開発で、リッチなユーザインターフェースのスマートフォン対応Webアプリケーションを作成できます。既存アプリケーションには手を加える必要はなく、Notesクライアントと併用が可能な上、スマートフォン独自の機能、つまり、GPS・電話連動やカメラ利用もできるため、アプリケーションに新たな付加価値を与えることが可能です。また、モバイル対応にとどまらず、Notes/Dominoを安心して使い続けながら、“先進的なビジネススタイル”も実現していただけるよう、今後もNotes/Dominoは進化を続けていきます。




CSIソリューションズ 三ツ木氏:モバイル対応などのメリットは、業務効率化にとどまらず、営業面などでの機会損失の削減など、様々な面で恩恵を与えてくれるものですから、そのあたりはしっかりと理解すべきでしょうね。そうすれば、10年、15年前に導入したNotes/Dominoを漫然と使い続けるのではなく、新たな要素や付加価値を取り入れつつ、インフラ部分の最適化なども図りながら徹底活用していきたいという流れになっていくと思います。

CSIソリューションズ 中澤氏:そのためには、まずは現状把握が不可欠と言えますが、弊社では「IBM Notes/Domino無料診断サービス」も提供していますから、有効に活用していただければと思います。Dominoサーバーのメンテナンス処理やアクセス数、データベースのリストアップ、メールサーバーの送受信数などから、システムの利用状況や今後補強すべき部分などを診断します。診断結果からはデータベースごとの使用頻度や業務上のボトルネックなどが見えてくるので、その次のステップとして、ボトルネックをモバイルデバイスの活用によって解消する提案を行ったり、サーバー統合によるインフラ最適化や、最新バージョンの機能によって改善が図れそうな部分があればバージョンアップを支援させていただくこともあります。

また、そうした提案はNotes/Dominoだけにとどまらず、例えば、メールへのファイル添付が多いという状況であれば、IBM Connectionsなどのソーシャル・ソフトウェア・プラットフォームを組み合わせることが望ましいかもしれません。単なるシステム分析ではなく、その結果をもとに、業務改善を幅広く提案できる、そして、仮想化やストレージ活用の豊富なノウハウを活かして、インフラコストも最適化できるという点が弊社ならではの強みだと自負しています。


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※IBM、IBMロゴ、Domino、Lotus及びNotesは、世界の多くの国で登録されたInternational Business Machines Corporationの商標です。ほかの製品名及びサービス名等は、それぞれIBMまたは各社の商標である場合があります。現時点でのIBMの商標リストについては、www.ibm.com/legal/copytrade.shtml(US)をご覧下さい。




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